Cách tạo Business Email Chuyên Nghiệp cho Doanh Nghiệp Nhỏ

Tại sao nên sử dụng business email account chuyên nghiệp?

Việc sử dụng email với tên miền riêng không chỉ tăng uy tín thương hiệu mà còn cải thiện bảo mật và kiểm soát dữ liệu nội bộ. Một nghiên cứu từ pavietnam nhấn mạnh rằng email theo tên miền riêng giúp khách hàng và đối tác nhận diện sự chuyên nghiệp một cách dễ dàng. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể quản lý người dùng một cách linh hoạt và tiện lợi.

Các bước tạo business email account chuyên nghiệp cho doanh nghiệp nhỏ

1. Đăng ký tên miền riêng cho doanh nghiệp

   Nếu bạn đã có website, có thể dùng luôn tên miền đó (ví dụ: congtyabc.com). Nếu chưa, bạn cần đăng ký tên miền tại một nhà cung cấp uy tín. Giá cả có thể từ 300.000 – 500.000đ/năm hoặc quốc tế là khoảng $15/năm (Tino.vn).

2. Lựa chọn nền tảng email doanh nghiệp

   Các nền tảng phổ biến là Google Workspace và Microsoft 365, với bản dùng thử và tích hợp các công cụ văn phòng đầy đủ. Hãy cân nhắc thử nghiệm cả hai để tìm ra dịch vụ phù hợp nhất.

3. Mua và cấu hình gói email doanh nghiệp

   Truy cập trang đăng ký phù hợp, chọn gói dịch vụ và hoàn tất các bước xác thực tên miền. Điều này thường chỉ tốn 1-2 thao tác kỹ thuật nhỏ.

4. Tạo tài khoản email cho nhân viên/các bộ phận

   Đặt tên email theo tên, chức vụ hoặc phòng ban. Ví dụ: phongkinhdoanh@tencongty.com, hoang.nhan@tencongty.com.

5. Cấu hình nhận/gửi email trên máy tính và điện thoại

   Đăng nhập qua website hoặc app mail trên điện thoại để cấu hình thông tin tài khoản vừa tạo.

6. Hướng dẫn nhân viên sử dụng và đặt chữ ký email chuẩn doanh nghiệp

   Cung cấp mẫu chữ ký email đồng bộ với đầy đủ thông tin như tên, chức vụ, logo, số điện thoại công ty.

Một số lựa chọn miễn phí, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhỏ

Một số nền tảng như Yandex Mail cho phép tạo email doanh nghiệp miễn phí với giới hạn số lượng. Tuy nhiên, Google Workspace hoặc Microsoft 365 đáng được ưu tiên để đảm bảo độ ổn định và bảo mật cao.

Kinh nghiệm đặt tên business email chuyên nghiệp

Các dạng phổ biến như ho.tên@tencongty.com hay tên.phongban@tencongty.com được ưa chuộng. Tránh các tên chung chung, ký tự lạ hoặc biệt hiệu cá nhân. Nếu trùng, thêm chữ cái đầu hoặc số để phân biệt.

Tóm tắt các gói dịch vụ business email thông dụng